quarta-feira, 29 de julho de 2015

A empresa na nuvem.... E os pés no chão

É gratificante ver que mesmo em um país com tantos problemas quanto o Brasil, é possível gerir uma micro ou pequena empresa com baixo custo. Impostos e taxas – apesar dos avanços de sistemas como o Super Simples e o MEI - ainda são um capítulo à parte. Quero me focar em sistemas de gestão. Arrisco até a dizer que é possível gerir sem gastar praticamente nada. A quantidade de programas com versões gratuitas na web torna até difícil a escolha.  Muitos deles em português e com tutoriais sobre o uso, e até vídeo aulas no You Tube. Falo de carteirinha porque eu utilizo vários dos aplicativos que cito aqui para organizar a minha consultoria. Todos gratuitos.

A começar pelos programas básicos para gerar arquivos de dados e de conteúdo.  Se um pacote office – principalmente a versão business -pode pesar no bolso, o próprio Google disponibiliza versões semelhantes de programas como Word, Excel e Power Point.  Se por um lado não apresentam todos os recursos das versões do office (mas são suficientes), por outro ajudam a reduzir um grande entrave no fluxo de informações, que são as muitas versões do mesmo documento. Na nuvem eles podem ser compartilhados e atualizados por diversas pessoas sem o envio de arquivos para lá e para cá e sem as problemáticas múltiplas versões.

De finanças a organização de ideias

As finanças também podem ficar em ordem. Aplicativos para gestão financeira é o que não faltam. Focando apenas nas versões gratuitas, há diversas opções que podem organizar a vida de uma pequena empresa e até ajudar a programar investimentos e projetos futuros. Um bom exemplo é o Yupee, totalmente gratuito. Permite que você tenha vários centros de custo – um para cada setor ou para cada profissional – arquive documentos relacionados a pagamentos e recebimentos, faz fluxo de caixa, permite a gestão financeira de investimentos para um determinado projeto, aceita agendamentos, inclusive repetitivos e em longo prazo, exporta para Excel e pode oferecer ainda um sistema de gerenciamento de holerites ou a importação de dados do seu extrato bancário.

Organizar uma ideia também não é mais problema. Há vários softwares gratuitos para mapas mentais como Mind Map e Free Mind, este último exporta para formatos PDF e JPEG. Temas mais complexos, como planejamento estratégico podem ser montados gratuitamente on line. Análise Swot, Bussiness Model Canvas, dentre tantas outras.   Para gerenciamento de projetos, bons modelos oferecem versões gratuitas suficientes para pequenas empresas que vão desde o simples Trello (www.trello.com) colorido e intuitivo até sistemas mais complexos como o Artia (www.artria.com), gratuito para até três usuários e cinco projetos. Há ainda o Everynote, que considero mais um excelente organizador de documentos do que propriamente um gerenciador de projetos.

Lança produto sem fazer pesquisa? Survey monkey tem versão gratuita e Google também tem seu sistema de formulários free, cujos resultados migram automaticamente para uma planilha Excel. Há até ferramentas gratuitas de feedback como o Feedback Canvas. Gerenciamento de clientes, organizadores de mailing. A lista é enorme. Há inclusive aplicativos gratuitos específicos para determinadas profissões. Até a máquina de cartão de crédito migrou. Hoje você pode pagar o aluguel da máquina ou instalar um aplicativo gratuito no celular, sendo que neste último o % de administração de cada pagamento recebido costuma ser consideravelmente alto, mas para quem recebe eventualmente por esse meio pode ser uma opção.

O que lhe resta no processo


Enfim, as ferramentas estão aí. São seguras? A grande maioria tem segurança satisfatória. Cem por cento nem os melhores aplicativos bancários. Cabe também a você, principalmente nos softwares de finanças, checar seu movimento todos os dias. Não gosta de tecnologia? Possivelmente porque ainda não experimentou. Esses sistemas são bastante intuitivos, vale a pena tentar.  Faze tudo isso é chato e dá trabalho? Pode ser que você ainda não esteja pronto para ser empresário.  

A questão é que, em muitas atividades de quem é empregado, diversos desses sistemas passam a fazer parte da rotina. Há quem as use, inclusive para ajudar nas tomadas de decisões pessoais. Para finalizar é importante lembrar que os aplicativos apenas organizam e executam. Pensar, analisar e se informar é por sua conta. Se o problema vem daí... a conversa passa a ser bem diferente.